Onlangs trok het Amerikaanse Netflix veel aandacht met een aantrekkelijk nieuw verlofsysteem: medewerkers krijgen geen x-aantal vrije dagen meer, maar mogen zelf bepalen wanneer ze vrij nemen. Een bericht dat de werkende professional van de eenentwintigste eeuw als muziek in de oren klinkt. Want wie wil er nu geen vrijheid in het indelen van zijn of haar tijd? Toch zit er ook een keerzijde aan deze werkwijze. Immers, een bedrijf moet verlof stroomlijnen, afstemmen en structureren. En dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Want hoe breng je structuur aan in een ‘vogelvrij’ verlofsysteem?
Grotere vrijheid, meer verantwoordelijkheid
Een verlofsysteem dat niet is gebaseerd op een bepaald aantal dagen, vergt een groot verantwoordelijkheidsgevoel van medewerkers. Deze moeten immers kunnen bepalen of ze wel vrij kúnnen nemen. Bij iedere verlofaanvraag dienen ze zich af te vragen hoe het werk ervoor staat. Kan het bedrijf hen even missen en is er iemand aanwezig die hun taken tijdelijk kan overnemen?
Niet aanwezig óf niet beschikbaar?
Met de opkomst van startups, ZZP’ers en Het Nieuwe Werken is er een trend waarneembaar die neigt naar het loslaten van een x-aantal vrije dagen. Netflix is niet het enige jonge bedrijf dat hierop inspeelt. Veel startups proberen nieuw talent aan te trekken door te adverteren met een vrije verlofcultuur. Wat bedrijven in hun enthousiasme soms vergeten is dat het cruciaal is om onderscheid te maken tussen verschillende soorten verlof. Want met de komst van het flexwerken rees de vraag: in hoeverre ben je niet aanwezig wanneer je er niet bent? Gaat een medewerker op vakantie of op studiereis? En is de manager die op woensdag afwezig is, misschien thuis aan het werk en bereikbaar voor vragen?
Gesprekjes bij het koffiezetapparaat: verleden tijd
Een bakje koffie halen en meteen je verlofdagen afstemmen met je collega’s: dergelijke taferelen behoren met Het Nieuwe Werken steeds meer tot het verleden. Door de toenemende fysieke afstand tussen medewerkers is een goede communicatie belangrijker dan ooit. Wie neemt er in welke week vrij? Is er volgende maand ruimte voor jouw verlofaanvraag? Welke collega kan je verantwoordelijkheden tijdelijk overnemen tijdens je verlofperiode? Dergelijke vragen moeten op snelle en efficiënte wijze kunnen worden beantwoord. Ook wanneer je het x-aantal verlofdagen – net als Netflix – loslaat.
De oplossing: een goede verlofregistratie
In het geval van een vrij verlofsysteem zal er een vertaalslag moeten plaatsvinden van ultieme beslissingsvrijheid naar gedegen registratie. Met een uitgebreid registratiesysteem kunnen medewerkers in één oogopslag zien wanneer hun collega’s verlof hebben aangevraagd. Daarnaast hebben ze inzicht in de roosters van parttime medewerkers en kunnen ze verschillende typen verlof aanvragen. Hierdoor wordt het veel gemakkelijker voor hen om een geschikte verlofperiode uit te zoeken. Is de registratie-oplossing ook nog eens cloud-based, dan kunnen medewerkers hun verlof tevens vanuit een thuiscomputer of mobiele app aanvragen. Ook hebben ze altijd inzage in de bezetting van de afdeling.
Wil je meer weten over het cloud-based verlofregistratiesysteem van Vrijedagen.nl? Neem gerust eens contact met ons op!
