Je huidige manier van werken loslaten: het is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Werk je momenteel met verlofbriefjes, Excelsheets en het mondeling aanvragen van verlof, dan is het invoeren van nieuwe verlofregistratiemethodes niet altijd even eenvoudig. Mensen zijn gewoontedieren en daarom leidt het implementeren van nieuwe ontwikkelingen meer dan eens tot weerstand. Toch is dit wel degelijk nodig, want verlof bijhouden in Excel kan echt niet meer. Laat het vertrouwde kleurschema in je Excelsheet dus los en verwelkom vernieuwing!
De HR-manager als lijstenmaker
Als je alle workflows automatiseert, kan het allemaal heel simpel zijn. Je maakt één keer een blauwdruk van de lijst met procedures. Hiermee kunnen manager en medewerker gaan werken; zij kunnen alles volgens de vastgelegde procedures afhandelen. Zie het eens als volgt: de HR-manager maakt de lijst van het schilderij. De manager en medewerker mogen het doek vervolgens naar eigen goeddunken inkleuren, mits zij niet aan de lijst komen of eroverheen schrijven.
Zodoende wordt de rol van HR meer signalerend dan opererend. Vaak zie je dit niet direct, maar merk je het pas op den duur – en wel aan je omhoogschietende productiviteitsgehalte!
Praktijkproblemen? Daar is een oplossing voor!
Vaak is het nodig om de bestaande gang van zaken te herinrichten met processen. Maar er bestaat een angst voor het onbekende, waardoor mensen tegensputteren wanneer automatiseringsoplossingen ter sprake komen. Sommige argumenten zijn solide: fabrieksmedewerkers beschikken bijvoorbeeld niet over een pc op hun werk en kunnen hun verlof niet automatisch aanvragen. Zij lopen van oudsher naar hun manager of ploegleider om te vragen wanneer ze op vakantie kunnen gaan. Dergelijke medewerkers kunnen veel hebben aan een app, waarmee ze onder meer toegang krijgen tot hun verlofsaldo en workflow. Binnen de app is het ook mogelijk om een verlofverzoek te sturen.
Natuurlijk zijn er ook altijd medewerkers die geen smartphone hebben. Voor deze kleine groep uitzonderingen kun je een passende oplossing zoeken; geef bijvoorbeeld aan dat zij hun verlof mondeling mogen aanvragen. Hun manager heeft middels de automatiseringsoplossing wél direct inzicht in de verlofstatus, waardoor de verlofaanvraag toch stukken sneller kan verlopen. En voor de meerderheid van de medewerkers geldt uiteraard dat zij zelf toegang hebben tot het systeem!
Wil je meer weten over het cloud-based verlofregistratiesysteem van Vrijedagen.nl? Neem gerust eens contact met ons op!
