De zomervakantie is aangebroken, wat betekent dat veel werknemers vakantiedagen willen opnemen. Op welke zaken moet je letten bij verlofaanvragen? In deze blog beschrijven we 8 essentiële aandachtspunten. Gebruik deze voor een soepel verlofaanvraagproces!
1. Basisregel voor toekennen of weigeren
In principe bepaalt de werknemer de periode en duur van zijn vakantie. Als HR-manager mag je vakantie-aanvragen alleen weigeren om gewichtige redenen. Als de belangen van de organisatie zo groot zijn dat je de werknemer écht niet kunt missen, moet zijn verlofwens wijken.
2. Uitzondering op de basisregel
Alles berust op goede afspraken. Het is bijvoorbeeld toegestaan om af te spreken met werknemers dat zij tijdens een bepaalde periode vakantie moeten opnemen of dat ze niet tegelijkertijd op vakantie mogen gaan.
3. Iedereen is gelijk
Neem alle verlofaanvragen op consistente en eerlijke wijze in behandeling. Trek geen (groepen) medewerkers voor.
4. Andere religie, andere feestdagen
Kerst, Pinksteren en andere christelijke feestdagen zijn erkende vrije dagen. Heb je echter medewerkers die een andere religie aanhangen, pas dan op voor discriminatie. Je mag hen het recht om hun feestdagen te vieren niet ontnemen.
5. Omgaan met ziekte
Sinds 1 januari 2012 mogen zieke werknemers vakantiedagen opnemen. Sterker nog, het is de bedoeling dat je dit stimuleert en dat je hen wijst op de vervaltermijnen. Deze aanmoediging dien je schriftelijk te kunnen aantonen. Leg de communicatie dus vast.
6. Wijzen op vervaltermijnen
“Mijn verlofdagen zijn vervallen!” Het is een steeds meer gehoorde uitroep sinds 1 januari 2012. Wijs medewerkers tijdig op de vervaltermijnen van niet opgenomen verlofdagen om te voorkomen dat ze de vakantie missen die ze hard nodig hebben om goed te blijven functioneren.
7. Gestroomlijnd verlofbeleid
Wil je de verlofplanning binnen je bedrijf goed stroomlijnen en coördineren, stel dan een vakantiebeleid op. Ben je van plan om een vakantieregeling op te stellen? Vraag in dat geval eerst toestemming van de ondernemingsraad.
8. Administratie op orde
Werk met een verlofregistratiesysteem dat aanvragen en verlofopnames direct voor iedereen inzichtelijk maakt. Daarmee werk je een stuk efficiënter en win je veel tijd. Bovendien is het zo dat de administratie van de werknemer het uitgangspunt is als de werkgever geen administratie voor vakantiedagen heeft bijgehouden. Reden te meer om alles goed te registreren!
Wil je meer weten over het cloud-based verlofregistratiesysteem van Vrijedagen.nl? Neem gerust eens contact met ons op.
