De Krokusvakantie is in aantocht en vroegboekers beginnen vol voorpret hun zomervakantie te plannen. Dit betekent dat je het de komende tijd druk krijgt als HR-manager. Je wilt zoveel mogelijk verzoeken inwilligen, de regels in acht nemen én ervoor zorgen dat de bezettingsgraad op de werkvloer in balans blijft. De hamvraag is: waarop moet je precies letten bij een aanvraag? Wij hebben een checklist voor je samengesteld met de belangrijkste punten!
1. Weigeren? Alléén onder voorwaarden
In principe is het aan de werknemer om te bepalen of, wanneer en hoe lang hij vakantie opneemt. Een verlofaanvraag weigeren mag alléén als hiervoor een gegronde reden bestaat: de belangen van de organisatie moeten dusdanig groot zijn dat de werknemer binnen de aangevraagde periode onmisbaar is.
2. Afwijken mag… sóms
In samenspraak met de werknemer mag je deze verplichten om gedurende een bepaalde periode vakantie op te nemen. Ook is het toegestaan om bepaalde afspraken te maken. Leg bijvoorbeeld vast dat directe collega’s niet tegelijkertijd vakantie mogen opnemen.
3. Recht op een gelijke behandeling
Behandel alle verlofaanvragen eerlijk en consistent. Pas daarnaast op voor discriminatie. De meeste officiële feestdagen zijn gebaseerd op het christendom, maar je mag aanhangers van een andere religie niet weigeren om een feestdag te vieren. Vaak is hierover een bepaling opgenomen in de cao.
4. Bij de dag leven? Liever niet
Houd rekening met piekperiodes in verlofaanvragen door medewerkers ruim van tevoren een aanvraag te laten indienen. Informeer het personeel ook over periodes waarin het opnemen van vakantie niet mogelijk is, bijvoorbeeld vanwege enorme drukte binnen het bedrijf.
5. Vervaltermijnen van verlof
Er gelden strikte regels omtrent wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Het is belangrijk dat je werknemers wijst op de vervaltermijnen van niet opgenomen vakantiedagen en dat je hen stimuleert om deze tijdig op te nemen. Overigens is het volgens de huidige wetgeving ook de bedoeling dat je zieke werknemers aanspoort om vakantiedagen op te nemen.
6. Alles staat of valt met een goede registratie
Wanneer je vakantieaanvragen verwerkt is het essentieel om het overzicht te behouden. Met de toenemende drukte is dat soms behoorlijk lastig. Werk daarom met een gebruiksvriendelijk cloud-based verlofregistratiesysteem. Zo weten jij én alle medewerkers op ieder moment hoe de ‘vakantiezaken’ ervoor staan!
Meer weten over Vrijedagen.nl? Neem gerust eens contact op om de mogelijkheden te bespreken.
