Vakantieplannen stroomlijnen: hoe behoud je het overzicht?
De vakantieperiode komt eraan en de verlofaanvragen beginnen zich op te stapelen op het bureau van de HR-manager. Natuurlijk hebben alle medewerkers recht op een welverdiende vakantie. Maar hoe zorg je ervoor dat alles op de werkvloer soepel blijft verlopen? Oftewel, hoe behoud je het overzicht?
Creëer een win-winsituatie: tips
Wil je zoveel mogelijk verzoeken inwilligen én ervoor zorgen dat het bedrijf niet lijdt onder de afwezigheid van medewerkers? De volgende tips helpen je een flink eind op weg:
- Inventariseer de werkzaamheden
Hoe ontwikkelt het werkaanbod zich in de vakantieperiode? Breng de werkzaamheden in kaart om te bepalen welke bezetting je nodig hebt;
- Beperk werkzaamheden waar mogelijk
Probeer zaken als onderhoud, personeelstrainingen en productie niet te plannen tijdens de zomerperiode of rondom schoolvakanties. Daarnaast kun je overwegen om de bedrijfsdeuren voor een korte periode te sluiten;
- Leg duidelijke afspraken vast
Hoe gaat het bedrijf om met vakantiewensen? Gaan werknemers met kinderen voor? Kunnen er extra verlofdagen worden opgenomen tijdens de meest populaire vakantieperiodes? Mag een medewerker meer dan drie weken aaneengesloten op vakantie gaan? Leg dergelijke regelingen vast in een arbeidsovereenkomst;
- Bepaal een deadline voor verlofaanvragen
Maak zo vroeg mogelijk een globale planning door personeelsleden hun vakantiedagen tijdig te laten doorgeven;
- Voorkom onderbezetting
Als diverse werknemers gelijktijdig afwezig zullen zijn, kun je maatregelen treffen om onderbezetting te voorkomen. Huur bijvoorbeeld uitzendkrachten in, neem stagiaires aan of laat parttime medewerkers vaker werken tijdens vakantieperiodes;
- Treed in gesprek
Willen verschillende personeelsleden in dezelfde periode vakantie opnemen en zorgt dat voor problemen in de planning? Bespreek dit met hen, zodat ze zelf kunnen proberen een oplossing aan te dragen. Komen ze samen niet tot een compromis, dan is het belangrijk dat jij de knoop doorhakt. Spreek af dat de medewerker wiens verzoek niet wordt gehonoreerd, de volgende keer voorrang krijgt.
Een goede planning is het halve werk
Alles staat of valt bij een goede planning. Als de HR-manager, afdelingsmanagers én medewerkers alle verlofaanvragen in één oogopslag kunnen zien, is zowel aanvraag- als toekenningsproces een stuk gemakkelijker. Kies dus voor een solide verlofregistratiesysteem dat de vakantieplanning inzichtelijk maakt voor iedereen!
Wil je meer weten over het cloud-based verlofregistratiesysteem van Vrijedagen.nl? Neem gerust eens contact met ons op.
