Enkele jaren geleden gingen werkgevers met elkaar om de tafel zitten om het onderwerp ‘verlof’ te bespreken. Het was destijds niet helder wat er wel en niet mocht en dat leidde vaker dan eens tot lastige situaties. De vakantiewetgeving van 2012 werd in het leven geroepen om duidelijkheid te scheppen.
Theorie: acht potjes
Het verlof is opgedeeld in twee delen: het wettelijke deel – viermaal het aantal uren dat een werknemer per week werkt – en het bovenwettelijke deel, dat de werkgever zelf mag invullen. Wel gelden er vaste regels: het wettelijke deel vervalt na anderhalf jaar en het bovenwettelijke deel na vijf jaar.
In de praktijk levert dit systeem acht verschillende potjes op:
- Het wettelijke deel van het huidige jaar;
- Het bovenwettelijke deel van het huidige jaar;
- Het wettelijke deel van het vorige jaar;
- Het bovenwettelijke deel dat nog vijf jaar geldig is;
- Het bovenwettelijke deel dat nog vier jaar geldig is;
- Het bovenwettelijke deel dat nog drie jaar geldig is;
- Het bovenwettelijke deel dat nog twee jaar geldig is;
- Het bovenwettelijke deel dat nog één jaar geldig is.
Wanneer een medewerker vakantie opneemt, wordt het verlof gehaald uit het potje dat het eerst komt te vervallen. Logisch? Absoluut. Maar in de praktijk leidt dit systeem tot een heleboel vragen.
Praktijk: uitlegwerk voor HR
Sinds de invoering van de vakantiewetgeving van 2012 zijn HR-managers regelmatig bezig met het vertalen en uitleggen van de regels. Nu – bijna vijf jaar later – zijn de potjes aan het vollopen en dat roept de nodige vragen op bij medewerkers. Uit de traditionele Excelbestanden worden zij meestal niet wijs – en ook HR-managers hebben hier steeds meer moeite mee.
Oplossing: automatisering
Hoe stroomlijn je de verlofgegevens en potjes van iedere medewerker nu op een effectieve manier? Automatisering biedt uitkomst. Door alle verlofinformatie op te nemen in een verlofregistratiesysteem wordt de HR-manager ontlast. Medewerkers kunnen de stand van zaken omtrent hun verlof zelf naslaan en begrijpen. Zo is er tevens meer sprake van transparantie: de medewerker die zijn of haar verlofsituatie begrijpt, zal geen wantrouwen meer voelen jegens HR!
Wil je meer weten over het cloud-based verlofregistratiesysteem van Vrijedagen.nl? Neem gerust eens contact met ons op!
