Registreer jij verlof nog in Excel? Dat is zó vorige eeuw. Als je ook nog met verlofbriefjes werkt, kun je liever een enkeltje 1990 boeken. Je Excelbestanden zijn waarschijnlijk even verwarrend als kleurrijk. Hoog tijd om een verandering door te voeren. Laat Excel en verlofbriefjes los en maak een efficiëntieslag!
Doe het jezelf niet aan
Er zijn inmiddels acht verlofpotjes. De geldigheidsduur van de potjes verschilt en dat zorgt voor de nodige problemen onder HR-managers. Daarnaast moeten seniorendagen en ATV-dagen worden verwerkt. Wie dit allemaal wil registreren, neemt een lange en moeizame taak op zich. Waarom zou je dit jezelf aandoen?
150 uur; minimaal!
In november 2014 hield Vrijedagen.nl een korte enquête onder 650 HR-personen. Deze wees uit dat HR-managers per jaar minimaal drie uur per medewerker bezig zijn om verlof te registreren. Waaraan je deze uren kwijt bent? We zetten het voor je uiteen. De gemiddelde medewerker doet zes tot zeven verlofaanvragen per jaar –ATV-dagen, artsbezoeken en bijzonder verlof niet meegerekend. Je ontvangt iedere verlofaanvraag per e-mail of via een briefje en verwerkt deze in Excel. Vervolgens moet de Excellijst worden gedistribueerd naar managers. Alles dient te worden doorgegeven: wettelijk én bovenwettelijk verlof. Heb je vijftig medewerkers, dan ben je hier 150 uur per jaar mee bezig. Exclusief excessen. Komt de verlofaanvraag van een medewerker bijvoorbeeld niet overeen met je Excelbestand, dan moet je uitzoeken waarom dit zo is. En de kleine contactmomenten – waarop een medewerker vraagt hoeveel verlof deze nog heeft of inzicht wil hebben in het verlofverleden – zijn ook niet meegerekend. Werk je naast Excel ook met verlofbriefjes? Verander die drie uur per medewerker dan gerust in vier uur.
Meer signaleren, minder opereren
Stel dat iedere verlofaanvraag wordt afgehandeld tussen medewerker en manager. Je leest het goed: in de situatie die we schetsen, is de tussenkomst van de HR-manager niet vereist. Deze heeft echter wel 100% inzicht in de gang van zaken. Klinkt dit je niet als muziek in de oren? Ga dan over op een verlofregistratiesysteem dat ondersteund wordt door een gebruiksvriendelijke app voor manager en medewerker. Daarmee zorg je ervoor dat verlofaanvragen overzichtelijk worden weergegeven en gemakkelijk kunnen worden aangevraagd door manager én medewerker. Bovendien maak je minimaal twintig volledige werkdagen per jaar vrij voor andere taken. En waar je eerst opereerde, zul je nu signaleren!
Wil je meer weten over het cloud-based verlofregistratiesysteem van Vrijedagen.nl? Neem gerust eens contact met ons op!
